Kleingartenverein Verwaltung

Bedienungsanleitung

Diese Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie die Kleingartenverein-Verwaltungs-App genutzt wird. Die Abschnitte sind so sortiert, wie sie im Vereinsalltag typischerweise gebraucht werden. Wo eine Funktion nur bestimmten Rollen zur Verfügung steht, ist das jeweils vermerkt.

Erste Schritte
Für alle Nutzer
  1. Der Vorstand legt dich als Mitglied an und erzeugt auf deiner Mitglieds-Detailseite unter „App-Zugang“ einen einmaligen Einladungslink (7 Tage gültig).
  2. Öffne den Link, den du vom Vorstand erhalten hast, und vergib dort dein persönliches Passwort.
  3. Melde dich anschließend unter „Anmelden“ mit deiner E-Mail-Adresse und dem gewählten Passwort an.
  4. Über die Symbole im Kopfbereich kannst du jederzeit die Sprache (Deutsch/Englisch), das Design-Theme und den Hell-/Dunkelmodus umstellen.
  5. Über „Abmelden“ im Kopfbereich beendest du deine Sitzung.
Mein Profil
Für alle Mitglieder
  1. Unter „Mein Profil“ siehst du deine hinterlegten Stammdaten (nur lesend).
  2. Die Karte „Meine Parzelle(n)“ zeigt, welche Parzelle(n) dir aktuell zugeordnet sind.
  3. Die Karte „Meine Beiträge“ listet alle für dich erfassten Beiträge samt Zahlungsstatus; ist eine PDF-Rechnung vorhanden, kannst du sie direkt herunterladen.
  4. Die Karte „Meine Zählerstände“ zeigt die für deine Parzelle(n) erfassten Wasser-/Stromablesungen inklusive berechnetem Verbrauch.
  5. Die Karte „Meine Arbeitsstunden“ zeigt deine für das laufende Jahr erfassten Stunden sowie – je nach Vereinsmodell – den Stand zu deinen Sollstunden oder deinen Vergütungsbetrag.
Mitgliederverwaltung
Vorstand, Erweiterter Vorstand, IT-Verantwortlicher
  1. Öffne „Mitglieder“ in der Navigation; über das Suchfeld findest du Mitglieder nach Name, E-Mail oder Mitgliedsnummer, über den Statusfilter nach Aktiv/Inaktiv/Gekündigt.
  2. Mit „Mitglied anlegen“ erfasst du die Stammdaten; die Mitgliedsnummer wird automatisch vorgeschlagen, lässt sich aber überschreiben.
  3. Weise dem Mitglied die passende Rolle zu (Standard: „Mitglied“); Vorstandsmitglieder erhalten hier direkt ihre Vereinsfunktion.
  4. Auf der Mitglieds-Detailseite kannst du die Stammdaten jederzeit bearbeiten und über „App-Zugang“ einen Einladungslink erzeugen.
  5. Beim Setzen des Status auf „Gekündigt“ hinterlegst du ein Kündigungsdatum; der App-Zugang wird zu diesem Zeitpunkt automatisch entzogen.
  6. Löschen ist nur möglich, wenn weder eine Parzellen-Zuordnungshistorie noch ein App-Zugang besteht – nutze sonst den Status „Gekündigt“.
Parzellenverwaltung
Vorstand, Erweiterter Vorstand, IT-Verantwortlicher
  1. Unter „Parzellen“ legst du eine neue Parzelle mit Nummer, Größe und (verpflichtender) Koppel-Zuordnung an.
  2. Setze die Haken „Wasserzähler vorhanden“ bzw. „Stromzähler vorhanden“, falls zutreffend – das steuert, ob später Zählerstände erfasst werden können.
  3. Auf der Detailseite ordnest du eine freie, nicht gesperrte Parzelle einem aktiven Mitglied zu; optional aktivierst du dabei die Laubenversicherung.
  4. Die Laubenversicherung lässt sich bei einer bestehenden Zuordnung jederzeit nachträglich aktivieren oder deaktivieren.
  5. Über „Zuordnung beenden“ schließt du eine Vergabe ab; die vollständige Historie bleibt sichtbar.
  6. Eine Parzelle lässt sich unabhängig vom Vergabestatus sperren (mit Grund) – gesperrte Parzellen können nicht zugeordnet werden.
  7. Löschen ist nur möglich, wenn weder Zuordnungshistorie noch Zählerstände vorhanden sind.
Koppelverwaltung
Vorstand, Erweiterter Vorstand, IT-Verantwortlicher
  1. Unter „Koppeln“ legst du eine neue Koppel mit Namen und optional einem Ansprechpartner (Mitglied) sowie Notizen an.
  2. Auf der Detailseite siehst du alle zugeordneten Parzellen.
  3. Löschen ist erst möglich, wenn der Koppel keine Parzellen mehr zugeordnet sind – ordne diese zuerst einer anderen Koppel zu.
Dokumentenablage
Hochladen/Bearbeiten/Löschen: Vorstand, Erweiterter Vorstand, IT-Verantwortlicher · Ansehen/Herunterladen: alle eingeloggten Nutzer
  1. Unter „Dokumente“ lädst du eine Datei (PDF, JPG, PNG, Word oder Excel, max. 10 MB) mit Titel, Kategorie (Satzung, Protokoll, Formular, Sonstiges) und optionaler Beschreibung hoch.
  2. Alle eingeloggten Mitglieder können die Liste durchsuchen, nach Kategorie filtern und Dokumente herunterladen.
  3. Die Datei selbst lässt sich nicht nachträglich austauschen – lösche das Dokument stattdessen und lade die neue Version erneut hoch.
  4. Titel, Kategorie und Beschreibung lassen sich jederzeit bearbeiten.
Beiträge & Rechnungen
Vorstand, Erweiterter Vorstand, IT-Verantwortlicher, Kassierer
  1. Unter „Beiträge“ legst du einen Beitrag an: Mitglied, Art (Mitgliedsbeitrag, Pacht, Wasserpauschale, Arbeitsstunden-Strafgebühr oder Umlage Gemeinschaftsarbeit), Jahr, Betrag, Fälligkeitsdatum und optional die betroffene Parzelle.
  2. Über die Status-Schnellaktionen setzt du einen Beitrag auf „Offen“, „Bezahlt“ oder „Gestundet“.
  3. Mit „PDF erzeugen“ erstellst du eine Rechnungs-PDF (inkl. Vereinsdaten aus den Einstellungen), die anschließend heruntergeladen werden kann; ein erneutes Erzeugen ersetzt die vorherige Datei.
  4. Wasserpauschale-, Arbeitsstunden-Strafe- und Umlage-Beiträge lassen sich außerdem direkt aus dem jeweiligen Fachmodul heraus vorausgefüllt erzeugen (siehe dortige Abschnitte).
  5. Mitglieder sehen ihre eigenen Beiträge inklusive Rechnungs-Download ausschließlich über „Mein Profil“.
Zählerstände
Vorstand, Erweiterter Vorstand, IT-Verantwortlicher, Kassierer
  1. Zählerstände können nur für Parzellen erfasst werden, bei denen „Wasserzähler vorhanden“ bzw. „Stromzähler vorhanden“ aktiviert ist (siehe Parzellenverwaltung).
  2. Unter „Zählerstände“ erfasst du eine Ablesung: Parzelle, Zählerart (Wasser/Strom), Wert, Datum und optionale Notizen.
  3. Der Verbrauch wird automatisch als Differenz zum vorherigen Zählerstand derselben Parzelle und Zählerart berechnet und angezeigt.
  4. Für Parzellen ohne Wasserzähler zeigt die Parzellen-Detailseite stattdessen eine Wasserpauschale-Vorschau (Fläche × Satz aus den Einstellungen) mit der Möglichkeit, direkt einen Beitrag zu erzeugen.
Vereinseinstellungen
Vorstand, Erweiterter Vorstand, IT-Verantwortlicher, Kassierer
  1. Unter „Einstellungen“ pflegst du die Vereinsstammdaten (Name, Adresse, Kontakt) und die Kontodaten (Kontoinhaber, IBAN, BIC, Bank) – diese fließen in Kopf und Fußzeile der PDF-Rechnungen ein.
  2. Im Abschnitt „Sätze“ hinterlegst du die aktuellen Beträge für Mitgliedsbeitrag, Pacht, Wasser (mit und ohne Zähler), Strom und Laubenversicherung.
  3. Im Abschnitt „Arbeitsstunden“ wählst du das für euren Verein passende Modell: „Pflichtstunden mit Strafgebühr“ oder „Umlage mit Vergütung nach Stundensatz“.
  4. Beim Pflichtstunden-Modell hinterlegst du die jährlichen Sollstunden und die Strafgebühr je Fehlstunde.
  5. Beim Vergütungsmodell hinterlegst du die jährliche Umlage sowie – über den Link „Arbeitsarten verwalten“ – die einzelnen Arbeitsarten mit ihren Stundensätzen.
Termine & Rundschreiben
Verwalten: Vorstand, Erweiterter Vorstand, IT-Verantwortlicher, Schriftführer · Lesen: alle eingeloggten Nutzer
  1. Unter „Termine“ legst du einen Termin mit Titel, Beginn, optionalem Ende, Ort und Beschreibung an.
  2. Standardmäßig werden nur zukünftige Termine angezeigt; über die Checkbox „vergangene Termine anzeigen“ blendest du auch vergangene ein.
  3. Auf der Termin-Detailseite erzeugst du über „Als Rundschreiben einladen“ ein vorausgefülltes Rundschreiben mit den Termindetails, das du vor der Veröffentlichung noch anpassen kannst.
  4. Unter „Rundschreiben“ verfasst du eigenständige Mitteilungen mit Titel, Text und Veröffentlichungsdatum; ein Versand per E-Mail findet nicht statt – das Rundschreiben erscheint direkt in der App.
  5. Mit „PDF erzeugen“ lässt sich ein Rundschreiben zusätzlich als PDF herunterladen, z.B. zum Aushang am Vereinsheim.
Arbeitsstunden
Erfassen/Verwalten: Vorstand, Erweiterter Vorstand, IT-Verantwortlicher, Kassierer · Eigene Übersicht: alle Mitglieder über „Mein Profil“
  1. Welches Modell gilt, legt der Vorstand unter „Einstellungen“ fest (siehe Abschnitt „Vereinseinstellungen“).
  2. Unter „Arbeitsstunden“ erfasst du je Einsatz: Mitglied, im Vergütungsmodell zusätzlich die Arbeitsart, geleistete Stunden, Datum und optionale Notizen.
  3. Die „Jahresübersicht“ zeigt je Mitglied die geleisteten Ist-Stunden.
  4. Im Pflichtstunden-Modell werden zusätzlich Soll-Stunden und Fehlstunden ausgewiesen; bei Fehlstunden lässt sich direkt ein Beitrag über die Strafgebühr erzeugen.
  5. Im Vergütungsmodell zeigt die Übersicht den anhand der Arbeitsarten berechneten Vergütungsbetrag (rein informativ, keine automatische Auszahlung) sowie einen Button, um den pauschalen Umlage-Beitrag für ein Mitglied zu erzeugen.